ЭПД с 1 сентября 2026: что нужно сделать импортёру

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных и экспедиторских документов в России становится обязательной в электронном формате. Изменения затрагивают грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.

Для импортёра важна практическая сторона: к работе с ЭПД должна быть подготовлена вся цепочка участников конкретной перевозки. Разбираем, какие документы появятся в работе и что проверить до 1 сентября.

Какие документы переходят в электронный формат

С 1 сентября в электронном виде оформляются:

• транспортная накладная;
• заказ или заявка на автомобильную перевозку;
• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка;
• железнодорожная транспортная накладная;
• авиационная грузовая накладная.

Форматы электронного поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок уже утверждены ФНС.

При этом состав документов в конкретной поставке зависит от маршрута, вида транспорта, договорной схемы и ролей участников.

Что изменится в работе с экспедитором

При оказании транспортно-экспедиционных услуг в электронном контуре используются, в частности:

ЭПЭ — электронное поручение экспедитору. В нём фиксируется поручение клиента экспедитору.

ЭЭР — электронная экспедиторская расписка. Подтверждает получение экспедитором груза в рамках оказания экспедиционных услуг.

Электронная складская расписка используется в случаях, когда груз передаётся экспедитору на складское хранение.

Каждый документ заполняется и подписывается участниками в соответствии с их ролью. В исходном материале отдельно показано, что документы состоят из титулов — частей, которые оформляются сторонами на соответствующих этапах.

Почему импортёру важно проверить грузополучателя

Грузополучатель также становится участником электронного документооборота.

Если компания только получает груз, она не инициирует ЭТрН, но подтверждает приёмку своей частью электронной транспортной накладной — титулом 3. Это прямо указано в разъяснениях ФНС.

Поэтому до доставки нужно определить:

• какая организация указана грузополучателем;
• кто с её стороны будет принимать груз;
• кто будет работать с ЭПД;
• оформлены ли у сотрудника необходимые полномочия.

Это особенно важно, когда грузополучателем является отдельная компания.

При этом грузополучатель, покупатель и склад — не одно и то же. Покупатель может выступать грузополучателем по конкретной поставке, а склад может быть только местом фактической выгрузки. Роли нужно определять по документам и договорной схеме перевозки. В ролевой модели ЭТрН отдельной роли «покупатель» нет.

Как это может выглядеть при импорте

Рассмотрим схему:

Китай → порт России → железная дорога → терминал → автомобильная доставка до грузополучателя.

На разных участках такой перевозки могут использоваться разные электронные документы. Например, при работе через экспедитора оформляются экспедиторские документы, а для автомобильного плеча — ЭТрН.

В исходном материале разобрана именно такая контейнерная схема: после железнодорожного участка для автомобильной доставки от станции до склада оформляется ЭТрН, в которой участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Последний подтверждает приём груза.

Это пример конкретной организации перевозки. В другой схеме набор участников и документов может отличаться.

Поэтому перед отправкой груза имеет смысл разобрать именно свой маршрут вместе с экспедитором: где возникают автомобильные плечи, кто по ним является грузоотправителем и грузополучателем и кто подписывает документы.

Нужно ли подключаться к ГИС ЭПД самостоятельно

Нет.

Компания работает через сервис аккредитованного оператора ИС ЭПД. Оператор передаёт документы в государственную систему ГИС ЭПД автоматически. Самостоятельное прямое подключение компании к ГИС ЭПД не требуется.

Если компания уже использует обычный ЭДО, стоит проверить, предоставляет ли её оператор сервис для работы с ЭПД.

Если участники используют разных операторов, менять сервис только из-за этого обычно не требуется: большинство операторов ИС ЭПД уже поддерживают роуминг друг с другом.

Кто должен подписывать документы

ЭПД затрагивает не только бухгалтерию.

В процессе могут участвовать логисты, сотрудники склада, руководители и другие ответственные сотрудники — состав зависит от внутренних процессов компании. ФНС рекомендует сначала определить, кто фактически работает с перевозочными документами.

Если документ подписывает руководитель организации, используется его КЭП. Если документ подписывает сотрудник, для него требуется КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность, подтверждающая полномочия.

Что проверить до 1 сентября

Практический список для импортёра:

1. Определить, с какими перевозочными и экспедиторскими документами работает компания.
2. Проверить оператора: есть ли возможность работать с ЭПД через аккредитованного оператора ИС ЭПД.
3. Назначить сотрудников, которые будут работать с документами.
4. Проверить КЭП и МЧД у сотрудников, которым они потребуются.
5. Проверить грузополучателей и других контрагентов, участвующих в документообороте.
6. Разобрать роли по основным схемам перевозок: кто является грузоотправителем, перевозчиком, экспедитором и грузополучателем.
7. Провести тестовую перевозку или обмен документами до 1 сентября.

ФНС рекомендует тестировать ЭПД на одном маршруте или нескольких партиях товара, а затем переносить отработанную схему на остальные перевозки.

Что с переходным периодом до 1 марта 2027 года

Обязательный переход начинается 1 сентября 2026 года. Период до 1 марта 2027 года не является отсрочкой введения ЭПД.

Минтранс называет его нештрафуемым периодом для адаптации участников рынка.

При этом законодательством предусмотрены отдельные исключения, когда документы можно оформить на бумаге. Например, для экспедиторских документов Минтранс предусмотрел такие случаи при работе с физлицами для личных нужд, при отсутствии технической возможности из-за форс-мажора и когда клиентом выступает иностранное лицо. Для отдельных транспортных документов также утверждены свои исключения.

Поэтому рассчитывать на бумажный документооборот после 1 сентября как на обычный рабочий вариант не стоит.

Главное

Для импортёра переход на ЭПД — это в первую очередь настройка процесса между всеми участниками перевозки.

Перед первой поставкой по новым правилам нужно понимать:

какие электронные документы возникают по вашему маршруту → кто оформляет каждый из них → кто подписывает → готов ли грузополучатель → работает ли обмен между участниками.

Чем раньше эта схема будет проверена вместе с экспедитором и грузополучателями, тем меньше организационных вопросов останется на момент фактической перевозки.